É função do Estado garantir os direitos e assegurar que todos os cidadãos possam cumprir com seus deveres, tendo como legislação suprema a Constituição Federal de 1988, que baseia e norteia todas as demais normas e legislações, e que em seu art. 5°, inciso XIV dispõe: “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional;” reforçado pelo art. 23, onde se vê: “É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios: (...) III - proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;” e perdurando o art.
216 § 2o da CF, dispõe: “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
Deste modo, viu-se a necessidade de elaborar políticas nacionais de modo a garantir a aplicação da CF, onde foi criada a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências; tal como a Lei no 12.527 de 18 de novembro de 2011, conhecida como a Lei de Acesso à Informação, que como o próprio nome diz, regula o acesso à informação previsto na Constituição.
Tendo como suas funções o planejamento e gestão do Poder Judiciário, o Conselho Nacional de Justiça – CNJ institui a Resolução no 215, de 16 de dezembro de 2015, que dispõe, no âmbito do Poder Judiciário, sobre o acesso à informação e aplicação. Criado em 2009 pelo CNJ, com vistas ao acesso à informação, garantia de direitos e cultura, o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) veicula a política nacional no âmbito do Poder Judiciário e tem como função instituir princípios e diretrizes voltadas a esta área do conhecimento, por meio da Resolução CNJ no 324, de 30 de junho de 2020.
Prontamente, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins, o Plano Plurianual de Planejamento Estratégico 2021 – 2026 prevê, como uma de suas missões, o seu Aperfeiçoamento da Gestão Administrativa e da Governança Judiciária, onde trata da “Formulação, implantação e monitoramento de estratégias flexíveis e aderentes às especificidades locais, regionais e próprias de cada segmento de justiça do Poder Judiciário produzidas de forma colaborativa pelos órgãos do Poder Judiciário, magistrados, servidores, pela sociedade e pelos atores do sistema de justiça. Visa à eficiência operacional interna, à humanização do serviço, à desburocratização, à simplificação de processos
internos, ao fortalecimento da autonomia administrativa e financeira do Poder Judiciário e à adoção das melhores práticas de gestão documental, gestão da informação, gestão de projetos e otimização de processos de trabalho, com o intuito de melhorar o serviço prestado ao cidadão.”
Assim como a Política de Gestão da Memória, instituído pela Resolução TJTO N° 1, de 3 de fevereiro de 2022, a Gestão Documental foi um tema bastante discutido e diligenciado nesta Corte, com a instituição da Resolução TJTO n° 02, de 3 de fevereiro de 2022, que estabelece a política de gestão documental para os processos judiciais e administrativos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Tocantins, de modo que os trabalhos voltados a este tema receberam maior relevo.
